Amint korábban említettük, különbséget teszünk takarítás és takarítás között attól függően, hogy milyen helyiséget takarítunk, illetve annak a helyiségnek milyen az állapota, a szennyezettségi foka.

A munkafolyamat első szakasza az előkészülés.

            Látszólag egyszerű dologról van szó, mégsem szabad elbagatellizálni az ügyet. Az előkészítetlen munka kevésbé hatékony, több időt és energiát emészt fel, továbbá a minősége sem mindig éri el a kívánatos szintet.

            A szálláshely takarító, szobaasszony, szobalány munkakörök esetében még egy szempontot figyelembe kell venni, nevezetesen azt, hogy a szálláshely típusa, kapacitása indokol e több műszakos munkarendet. Ha igen, akkor ez többnyire nappalos és délutános műszakokat jelent, viszont a két műszakban eltérő feladatok lesznek.

            Kezdjük a nappalos műszakban dolgozókkal. Amikor megkezdi a napi munkáját, azaz átöltözve, munkavégzésre alkalmas állapotban hozzálát a teendőkhöz, először információkat kér a szálláshely más részlegeitől. Tudnia kell hány szobában laknak vendégek, milyen összetételűek (családok, egyéni, csoport stb.), melyek az utazó és maradó szobák, melyek maradtak üresen, van e valamilyen külön kérés (később hagyják el a szobát), vagy egyéb soron kívüli teendő, például takarítás a külön teremben, nincs e valamelyik szobában valamilyen műszaki probléma és minden ehhez hasonló információt, amely alapvetően befolyásolja az aznapi munkavégzést.

            Ha nagyobb kapacitású szálláshelyről beszélünk, akkor a szálláshely takarító elsődlegesen a már megismert szervezeti struktúra vezetőitől kapja meg a szükséges információkat, ha kisebb üzletről van szó, akkor gyakran előfordul, hogy több feladatot is egy személyben lát el, azaz „utána kell járni”, magyarul beszerezni a szükséges információkat. Panziók esetében jellemző, hogy néhány fővel működik az üzlet, így ott gyakorta több területről (recepció, vendéglátó stb.) is tájékozódni kell.

            A legalaposabb információkat a vendégszobák foglaltságával, állapotával illetve a közösségi terekkel kapcsolatos feladatok jelentik. A vendégszobák foglaltságát illetően nem csupán azt kell tudni, hogy melyik szobában lakik, vagy lakott vendég. Amelyik szobában maradó vendég van, ott meg kell találni a megfelelő időpontot a takarításhoz, illetve a szoba ellenőrzéséhez (pl. minibár). Ezt megtudhatjuk a recepció munkatársaitól, ha ott esetleg jelezte a vendég a takarítási igényét, vagy ennek ellenkezőjét, továbbá onnan is, ha a vendég a szobaajtajára kiakasztott táblácskával adja értésünkre a kívánságát. Ha semmilyen támpont nem áll rendelkezésre, reggel 8 óra előtt semmi esetre sem próbálunk bemenni a lakott szobába. Amennyiben a műszak történetesen reggel 7.00-kor kezdődik, a köztes időszakban elvégezzük az előkészületeket, de ha ezt követően sem tudjuk elkezdeni a szobák takarítását, akkor a közösségi tereket takarítjuk, illetve az üres szobákat, a már korábban megismertek szerint. A szálláshely takarító munkájának nagy részét vendégtérben végzi. Ez kitűnő alkalmat biztosít arra, hogy tájékozódjunk a vendégek mozgásáról. Ha például az emeleti folyosókat takarítjuk, láthatjuk, melyik szobából távozik a vendég, vagy ha nem utazik el, akkor lemegy reggelizni. Ilyenkor azonnal reagálunk és azt a szobát rendbe is tesszük, amíg a vendég vissza nem tér. Az információáramlás a szálláshelyeken nem csupán egyirányú, hanem több csatornán történik és folyamatosan oda – vissza zajlik. Elengedhetetlenül fontos, hogy ne csak kérjünk, hanem továbbítsunk is információkat a szálláshely egyéb részlegeinek. Itt is példaértékű szituációkat lehetne felsorolni, amelyekből sokat tanulhatunk: történetesen a vendég a folyosón találkozik a szobaasszonnyal és neki szól, hogy a szobát csak a legkésőbbi időpontban (pl. déli 12 óra) szeretné átadni, mert még délelőtt programja van, elutazás előtt pedig szeretne lezuhanyozni. Ekkor a munkatársunk továbbítja ezt az információt a recepciónak, gondnoknőnek és mindenkinek, akinek fontos lehet. Akár hány fős személyzet dolgozik a szálláshelyen, csapatot alkotnak, ahol mindenki egymásra van utalva és akkor lesz eredményes a szolgáltatás, ha valamennyi „csapat tag” megteszi a maga részéről, ami megtehető. Nem lehet mindent írásban rögzíteni egy munkaköri leírásban sem, a szolgáltató szférában gondolkodó munkatársak tudnak csak eredményesen helytállni.

            Az információ beszerzés, tájékozódás után az előkészületek sorában felmérjük milyen eszközök, anyagok és egyebekre lesz szükség a feladatok teljesítéséhez. Rendelkezésre áll e mindaz, ami nélkül nem tudjuk ellátni a teendőket. A gépek, berendezések működőképesek e, van e megfelelő számú eszköz mindenki számára, mert előfordulhat, hogy több szobában is kell szőnyegpadlót tisztítani, de nincs annyi szőnyegtisztító gép, hogy minden dolgozónak egyszerre jusson. A másik terület a tisztítószerek köre, van e, elegendő mennyiség mindenből, netán fogytán a vízkőoldószer és csak másnap érkezik szállítmány, tehát a vízkőoldást csak a legindokoltabb helyeken fogjuk elvégezni aznap. Hasonlóképpen feltérképezzük a bekészítendő egyéb anyagokat (nyomtatványok, varrókészlet stb.) és nagyon lényeges a tiszta textíliák számba vétele nem csak mennyiségileg, hanem fajtánként is. A textíliák esetében viszont még ez sem mindig elegendő: napi gyakorlat, hogy azt tapasztaljuk, darabszámra rendelkezünk megfelelő mennyiségű lepedővel, párnahuzattal, törülközővel stb., de amikor széthajtjuk, akkor válik láthatóvá egy folt, valamilyen sérülés, szakadás, így az a textília nem kerülhet be a szobába. A textíliák esetében tehát mindig rátartással kell számolnunk, mivel a mosodából való visszaérkezéskor nincs mód minden darabot egyesével átvizsgálni. Minden eszköz, anyag esetében - amely a munkához szükséges – alaposan felmérjük a napi szükségletet. Nagyon kellemetlen, sőt anyagi károkat okozhat az olyan szituáció, amikor délután kiderül, hogy néhány szobába nem jutott tiszta ágynemű, ezért azokat nem tudjuk kiadni, azaz az üzlet bevétel kiesést kénytelen elszenvedni, holott ez a helyzet alapos, precíz munkavégzéssel megelőzhető lett volna.

            Kisebb szobaszámú szálláshelyeken - ahol, mint már megtanultuk több munkafolyamat is egy kézben összpontosulhat - gyakran a szobaasszony feladata lesz összeállítani az eszköz, tisztítószer stb. beszerzési listákat. Ehhez nem csupán a napi szükségletet kell ismerni, hanem a raktározási kapacitást, lehetőségeket is. A vezetővel mindenképp egyeztetjük a javaslatot, és ő fogja eldönteni, végül miből milyen mennyiségű és minőségű termékek beszerzése fog megtörténni. A gyakorlatban fontos szerep jut azoknak, akik nem csupán beszerzik, hanem használják is azokat. Lehet, hogy a felelős vezető valamilyen akciós terméket részesítene előnyben, de annak a minősége nem felel meg, így az olcsóbb szer gyakran drágább lesz. Tisztítószerekből például nagyon széles választék áll rendelkezésre a piacon a koncentrátumoktól a külföldi, hangzatos nevű mindenre használható „csodaszerekig”. Az előbbiekben vázolt információcsere és csapatmunka alapján segítjük egymás munkáját. Természetes, hogy mindenki törekszik a legjobb árszínvonalú termékek használatára, de a gazdaságossági szempontok nem írhatják felül a szakmai kritériumokat és a praktikusságot.

            Valamennyi információ birtokában a munkafolyamat következő fázisa, amikor a szálláshely takarító összeállítja a napi munkavégzéshez szükséges anyagokat, eszközöket. Megkapja a takarítandó szobák listáját, ebből kiderül számára, mire lesz szüksége aznap.

            A szobaasszonyi kocsira, de lehet erre a célra rendszeresített kosár, vagy más eszköz, összekészíti a takarításhoz, bekészítéshez való dolgokat:

seprü, lapát, vödör, felmosó ruha, súrolók, törlők, gumikesztyű, tisztító, ápoló és fertőtlenítőszerek, illatosítók, porszívó és egyéb takarítógépek, textíliák, fürdőszobai bekészítések, szobai bekészítések, nyomtatványok és minden standard-ek szerinti egyéb termék.

Figyelmet kell fordítani arra, hogy sok esetben a szálláshely valamilyen élelmiszer jellegű termékkel kedveskedik a vendégeknek. Ilyen lehet egy „Jó éjt” csoki, vagy bonbon, de akár más egyéb is. Ezeket (bár jellemzően egyedileg csomagolt termékekről van szó) a szobaasszonyi kocsin külön tartóban, minden más terméktől elválasztva kezeljük.

Teljesen elkülönítve a szennyes textíliák összegyűjtésére és szállítására való zsák, kosár, stb., valamint a hulladék gyűjtésére rendszeresített zsák/ tároló stb. előkészítése. Ha megfelelően előkészültünk a teendők ellátására, időveszteség nélkül tudjuk végezni a munkát. Ha viszont nem kellő alapossággal tettük mindezt, akkor előfordulhat, hogy egy – két apróságért vissza kell menni a raktárakba és ez plusz időt, fáradságot jelent.

            Az elektronikai berendezések ismertetésénél már érintettük a korszerű, kártyás rendszert, amellyel a vendégszobák ajtaja nyitható. Bár a technika rohamosan fejlődik, mégis nagyon sok szálláshely van, amelyek maradnak a hagyományos, kulcsos rendszereknél.

Nem szakmabeliek számára ismeretlenül hangzik, ha főkulcsos, vagy vezérkulcsos zárrendszerekről hallanak. A szálláshelyek esetében viszont ezeket használjuk egyszerűen praktikus okok miatt. Ahhoz, hogy a szobaasszonyoknak, gondnoknőnek és más egyéb személyzetnek ne kelljen adott esetben több tucat kulcsot használni a munkája során, kialakítják az üzlet saját fő-, vezérkulcsos rendszerét. Ez a következőképpen működik: meghatározott számú zárbetétet, - például ha az egyik emeleten lévő ajtók száma 30 db, akkor 30-at – úgy gyártanak le, hogy mindegyik zárat külön kulcs tud nyitni, de gyártanak hozzá egy főkulcsot is, amelyikkel valamennyi ajtózár nyitható. Ezt meg lehet tenni akár emeletenként, részlegenként, vagy tetszőleges számú zár esetében. Ennek segítségével a szálláshely takarító munkatársnak elegendő egy főkulcs az adott emelet összes ajtajának kinyitásához. Gyártható továbbá vezérkulcs is, amelyik az üzletben lévő összes zár nyitására alkalmas. Ezeket többnyire a vezetők használják, mivel bár nagyon hasznos és praktikus rendszerről van szó, ugyanakkor nagy felelősséget is jelent. Ezért mindenhol házi szabályzatban rögzítik, hogy fő - és vezérkulcsok nem vihetők ki az üzletből, illetve aki kap ilyen kulcsokat, az aláírásával elismeri azok felelős használatát. Gondoljuk csak meg, milyen károkat okozna, ha valaki az utcán elveszítene egy ilyen kulcsot és a megtaláló mindenhova bejuthatna vele!

A mágnes kártyák esetében lényegesen egyszerűbb a helyzet, hiszen a rendszer pillanatok alatt át tudja kódolni az elveszített kártyát, ezáltal az már többé nem alkalmazható. Ez történik például, amikor a vendég kijelentkezik a szálláshelyről, a számítógépben töröljük a kártya kódját, a vendég tehát meg is tarthatja a plasztik kártyát, mely souvenirnek ugyan jó, de semmi másra nem használható.

A munkakezdés előtt tehát a szobaasszony magához veszi a főkulcsot, vagy a mágneskártyát és az összekészített anyagokkal elindul megkezdeni a takarító tevékenységet.

            A szálláshelyeken történő munkavégzés szempontjából a legfontosabb, hogy tevékenységünket próbáljuk meg szinte „észrevétlenül”, de legfőképpen a vendégek nyugalmának zavarása nélkül végezni. Éppen ezért szakmánk alapelvei között első helyen szerepel a diszkréció. Lehetőleg minimális zajjal, tapintatosan és a lehető legkörültekintőbben dolgozzunk, mert a szálláshely - legyen az szálloda, vagy egy kis panzió - alapfunkciója a vendégek zavartalan pihenésének biztosítása. A gyakorlatban például mindez úgy történik, hogy reggel 8 óra előtt, de üdülőszálláshelyeken ez lehet 9, esetleg 10 óra is, nem végzünk olyan munkát, ami jelentősebb zajhatással jár. Ilyenek a porszívózás, szőnyegtisztítás stb. Ezeket a munkákat később végezzük, ha már meggyőződtünk arról, hogy azzal nem zavarunk senkit. Ha az egyik szobaajtón látjuk a „Kérem, ne zavarjanak” táblát, akkor annak a szomszédságában lévő szobák takarítását hagyjuk utoljára, vagy halasszuk későbbre.

            Mindezen túl a folyosókon való mozgást, egyéb munkavégzést is ennek figyelembe vételével végezzük és nagyon fontos, hogy valamennyi munkatárs (karbantartó, kisegítő, felszolgáló stb.) figyelmét szintén ráirányítsuk ezek fontosságára.

            A munkafolyamat ütemezését illetően célszerű az üres szobák takarításával, ellenőrzésével kezdeni, mivel ez járhat a legkisebb zajjal. Egyben nagy segítséget jelent majd a recepciósoknak, akik ha megkapták a visszajelzést, hogy a szoba rendben van és le is lett ellenőrizve, tudják, hogy kiadható, alkalmas vendégfogadásra.

            Az üres szobák takarításával/ellenőrzésének végeztével folytathatjuk a munkát akár a foglalt szobák, illetve azon szobák takarításával, ahonnan a vendégek elutaztak. Fentieken kívül ezt befolyásolhatja néhány egyéb szempont: például a recepció jelezte, hogy a lakosztályból már elutazott a vendég, de hamarosan érkezni is fog oda egy másik vendég, aki szeretné a szobát a hivatalos bejelentkezési idő előtt elfoglalni. Ilyenkor, ha a szálláshely tudja biztosítani (jó munkaszervezéssel) ezt a vendégnek, az nagymértékben növeli a vendég elégedettségét az üzlettel szemben. Ez esetben a szobaasszony előre veszi annak a szobának a rendbetételét.