A leltározás az eszközök, tárgyak tételes számbavétele, mely történhet időszakosan (havonta, negyedévente, de év végén kötelező), esetileg, például az anyagi felelős dolgozók körében történt változás alkalmával, átadás – átvétel kapcsán, vagy rendkívüli esetben, például egy baleset (beázás, tűzkár, betörés stb.) bekövetkeztekor. Leltározzuk a minibár készleteket, a tisztítószer állományt, a fogyóeszközöket (pohár, tányérok, egyéb eszközök), a vendégszobákba bekészítendő cikkeket és lényegében mindent, ami értéket képvisel. Amint már ismert, a munkatársak anyagilag felelősek a rájuk bízott és munkájuk során használt valamennyi dologért, azok gondos kezeléséért. A gazdaságos működés érdekében is elengedhetetlen a folyamatos ellenőrzés, amelynek egyik alapvető eszköze a leltározás, azaz a készlet felmérés.

Amikor egy üzlet megkezdi a működését, beszerzésre kerül mindenféle eszköz, áru, amelyet azonnal nyilvántartásba vesznek, vagyis keletkezik egy induló/nyitó készlet. Az üzemelés során a készlet változik, mert az árukészlet az értékesítés folytán csökken, az eszközkészlet a használat révén elkophat, tönkremehet stb. A készletek pótlására az üzlet újabb árukat, eszközöket vásárol, melynek révén a készlet növekszik, tehát folyamatos változáson megy keresztül. Annak érdekében, hogy bizonyos időszakokban mérleget vonhassunk, leltárt készítünk, azaz felmérjük, hogy a növelő és csökkenő tételek miként hatottak a készletállományra.

A leltár felvétele tematikusan történik, erre a számviteli törvény megfelelő útmutatást nyújt. Külön leltározzuk az áruféleségeket (pl. a minibárban elhelyezett termékeket), az eszközöket, azok közül is külön a nagyobb értékű úgynevezett állóeszközöket, külön a fogyóeszközöket, tisztítószereket, nyomtatványokat, textíliákat, gépeket berendezéseket stb.

Leltárív nyomtatvány minta:

A leltárív szigorú számadású bizonylat, amely azt jelenti, hogy valamennyi példánya sorszámmal ellátott és külön nyilvántartásba vétetik. A bizonylatot a vállalkozás legalább 5 évig köteles megőrizni, és ellenőrzés alkalmával annak minden példányával el kell tudnia számolni. Tilos tehát az esetlegesen elrontott példányokat megsemmisíteni. A rontott bizonylatokat is nyilván kell tartani és megőrizni az előírt ideig. A leltárív a készletnyilvántartás egyik könyvelési alapbizonylata. A leltárívre került tételek valódiságáért a leltározást végző személyek felelősek.