Adminisztrációs kötelezettség valamennyi munkatárs számára, amikor egy a szokásos munkarendtől eltérő jelenséget tapasztalunk. Ilyen lehet egy gép, eszköz, berendezés meghibásodása, a vendégtérben, szobában felmerült esemény (elázott a padlószőnyeg, megsérült egy bútor, vagy egyéb berendezési tárgy, nem hűt a klímaberendezés stb.). Minden esetben dokumentáljuk az észlelt jelenséget, mivel ezek alapján történik intézkedés a probléma elhárítására, továbbá ez alapján lesz lehetőség az ellenőrzésre.