Az ilyen esetet jelezzük a vezetőnek, szükség esetén írásos formában rögzítjük a meghibásodás tényét.

A szóban forgó eszközt tovább nem használjuk, külön raktárba, tároló helyre helyezzük.

Selejtezést az üzlet selejtezési szabályzata szerint végzünk, mely vezetői kompetencia. A selejtezés megtörténtéről dokumentumot készítünk, tovább arról is, mi lesz a sorsa a kiselejtezett tárgyaknak.

A leselejtezett tárgyakat a megfelelő dokumentációt követően - ha a vezetés másként nem rendelkezik -, kidobják, vagy szabadon elvihetők, elajándékozhatók.

Az üzletben az álló és fogyóeszközöket, árukat és minden egyéb eszközt (nyomtatványok, tisztítószerek stb.) leltározunk, amelynek anyagi vonzata van.

Amennyiben a válasz felöleli e, a szálláshely takarító munkaterületén található eszközöket, tárgyakat és egyéb dolgokat.

Viszont a fentieken kívül is elfogadható válasz az adott szálláshely sajátosságait szem alőtt tartva.

Árut rendelhetünk telefonon, személyesen, írásban (levél, fax, e mail) egyaránt. Fontos, hogy az árurendelést dokumentáljuk, amely segít az áru beérkezéskori átvételben.

A szálláshely takarító munkatársa a kisebb kapacitású szálláshelyen a recepciótól, vagy üzletvezetőtől kapja meg azokat az információkat, amelyek alapján felméri, milyen feladatai lesznek aznap.

Először a takarítandó szobák és helyiségek listáját, majd az egyéb, - az üzletben kialakított bizonylati rend szerinti – dokumentumokat, pl. mosodai jegyzék, raktárkészlet nyilvántartás, minibár készlet ellenőrzés, bekészítések listája, VIP lista stb. tekinti át.

Nagyobb kapacitású szálláshelyeken a House keeping részleg vezetőjétől, vagy helyettesétől fogja megkapni a napi munkavégzéshez szükséges információkat, melyek ma már nem feltétlenül papír alapú, hanem elektronikus formátumban is megjelenhetnek.

A délutános szobaasszony (többnyire 100, vagy afölötti szobaszámmal rendelkező szálláshelyeknél találkozhatunk ilyen munkakörrel) a műszak megkezdésekor a House keeping managertől, vagy helyettesétől kapja meg a munkájához szükséges információkat.

Adminisztrációs feladatai közé tartozik a foglalt, vagy érkező vendégszobák felágyazásának dokumentálása, ha takarítandó szobát kap, azt a már korábban megtanultak szerint szintén írásos formában rögzíti (takarítandó szobák listája, talált tárgyak jegyzéke, hibajegyzék stb.).

Hasonlóképpen jár el, ha a minibár kezelése is az ő feladata, a hűtőszekrények feltöltése, előzetesen a raktárból történő áruk vételezése kapcsán is. Vendég ruha mosatáskor, a sztenderdek szerinti dokumentációt kezeli, bekészítések alkalmával ugyancsak rögzíti, mikor, melyik szobába, milyen bekészítést végzett.

A vendégszobák takarításának tényét és körülményeit egy olyan dokumentumon adminisztráljuk, amelyet az adott szálláshely erre a célra rendszeresített.

Például „Takarítandó szobák listája”, vagy külön jegyzék az üres, foglalt, utazó és egyéb szobákról.

Ha a szálláshely takarító kezeli a minibárt, akkor azt külön nyomtatványon, vagy egyéb módon dokumentálja.

A vendégszobák takarítása során a megkapott listán rögzítjük, hány fő lakott a szobában, azaz hány főre ágyaztunk és készítettük be a megfelelő textíliákat és egyéb eszközt.

Ha utazó szobában a vendég ott felejtett valamilyen tárgyat, vagy valamilyen károkozást, egyéb rendellenességet észlelünk, azt szintén feljegyezzük. Továbbá minden olyan információt, ami a sztenderdektől való eltérést jelent.

Minden olyan tárgy, amely nem a szálláshely tulajdona, hanem a vendég távozását követően, általa a vendégszobában hagyott dolog és azt a vendég nem a hulladékgyűjtőbe helyezte, talált tárgynak minősül, függetlenül a tárgy értékétől.

A talált tárgyak adminisztrációja terén egyrészt dokumentáljuk, hogy mikor, hol és milyen dolgot találtunk, majd annak tárolását ugyancsak dokumentált formában rögzítjük.

Ha a vendég érdeklődik, illetve kéri, hogy küldjük el neki a szóban forgó tárgyat, vagy személyesen átveszi, ezeket az információkat írásban dokumentáljuk.

Minden eszközt a beszerzést követően leltárba veszünk fajtánként és darabszám szerint.

Valamennyi eszközt a kezelésükre megbízott munkatársak leltárilag átvesznek és azokért anyagi felelősséggel tartoznak és ezt a tényt dokumentáljuk.

Minden esetben, amikor változás történik, a tényt írásban rögzítjük a megfelelő formában (jegyzőkönyv, leltár).

A leltár alapdokumentuma a leltárív.

Ez egy szigorú számadású nyomtatvány, melyen a leltárba vett áruk, eszközök, anyagok stb. pontos megnevezése, azonosító száma, darabszáma, egyedi értéke és azok összesített értéke szerepel, továbbá a leltárfelvétel helye, időpontja, a leltározásban résztvevő személyek neve, beosztása és aláírása szerepel.

A leltárkészlet többféle módon csökkenhet.

Eszközök tekintetében, ha valamilyen eszköz tönkremegy, megsemmisül, vagy elvész.

Bármelyik eset észlelését követően azonnali dokumentálásra van szükség, mely lehet selejtezés, vagy jegyzőkönyv, de ideiglenes készlet csökkenéskor (például egy gépet elvisznek javíttatni) olyan dokumentum, amely azt igazolja, hogy a szóban forgó tárgy, eszköz átadásra került valahova.

Fontos, hogy minden változást megfelelően és időben dokumentáljunk, hiszen az anyagi felelősség ez alapján kerül megállapításra és érvényesítésre.

Amikor a vendég panaszt kíván tenni, felhívjuk a figyelmét, hogy azt megteheti szóban és írásban.

Az írásos panasz megtételére szolgál a Vásárlók könyve, melybe a vendég az észrevételeit beírhatja és a bejegyzésről egy példányt megkap.

Ezen kívül bármilyen levél, feljegyzés, e mail is alkalmas panasztételre, lényeges, hogy arra a vezető mindig írásban válaszoljon.

A panaszok terén alaposan és körültekintően kell eljárni, még akkor is, ha jelentéktelen ügyről van szó.

A szálláshely takarító munkája során köteles jelezni, ha vendégpanaszt észlel, melynek kezelése vezetői hatáskör.