Az áruk, vagy egyéb eszközök, amelyeket kezelünk és használunk a működés során a forgalom függvényében rendszeresen pótlásra szorulnak. Beszerzésük történhet személyes vásárlás, vagy megrendelés és ezzel együtt házhoz szállítás útján. Ez az adminisztrációs feladat a kisebb üzleteknél szintén az emeleti munkatársakra hárulhat. Árurendelésnél alapkövetelmény, hogy a megrendelésnek dokumentálható nyoma legyen (írásos megrendelő, lehetőleg visszaigazolás a szállítótól), melyben nem csupán a megrendelt tételek és mennyiségek szerepelnek, hanem a szállítási határidő és egyéb feltételek is, például az árak, a fizetés módja, stb. A megrendelőből látható, hogy mikor és mire adtunk megrendelést, milyen feltételekkel.

Ha a megrendelés hiányos, vagy pontatlan, megfelelő dokumentum híján nem tudjuk ellenőrizni, hogy a leszállított termékek valóban olyan mennyiségben, minőségben, árakon stb. érkeztek, ahogyan kértük.

Amikor ugyanis megérkezik a megrendelt szállítmány, egyáltalán nem biztos, hogy az a munkatárs fogja átvenni, aki megrendelte az árut.

Nem mindegy ugyanis, hogy fertőtlenítőszernek Hypot, vagy Domestost hoztak, de a pontatlan megrendelő következtében nincs lehetőségünk arra, hogy tisztázzuk az ügyet. Vannak esetek, amikor a megrendelt áru csomagküldő szolgálat útján érkezik, tehát az átvételnél nincs jelen a feladó. Ha a leszállított cikkek nem egyeznek az általunk megrendeltekkel, korrekciót a megrendelővel eszközölhetünk.

Áru átvételkor a szállító cég nyugtát, vagy számlát állít ki.

Az áru átvételekor gyakran előfordul, hogy nem küldik rögtön a számlát (többnyire átutalásos fizetéskor) a szállítmánnyal, hanem úgynevezett „Szállítólevél” bizonylattal történik az átvétel. Ez a bizonylat azt hivatott igazolni, hogy a szállító a Szállítólevélen szereplő tételeket és mennyiségeket leszállította, annak átvételét a megrendelő aláírásával igazolta. Vendéglátó üzleteknél nyersanyagok esetében nem lehet mindig pontosan teljesíteni a megrendelésben szereplő mennyiségeket. Ha történetesen megrendelünk 3 kg paradicsomot, szállításnál lehet, hogy 3,2 kg lesz, ezért ilyenkor a megrendelőnek előbb át kell vennie a megrendelőhöz képest „eltérő” mennyiséget és ezt követően kerül majd leszámlázásra.

A Szállítólevél tehát a számlakészítés alapdokumentuma lesz, alábbiakban erre mutatunk egy példát.

Számlákból többféle használatos, fizetési módtól függően.

Van kifejezetten készpénzfizetési számla és van több funkciós számla. Ez utóbbira a kiállító vezeti rá a fizetési módot.