A munkatársaknak először is tudatában kell lenniük, hogy a megfelelő színvonalú működéshez minden szálláshelynek komoly mennyiségű és jó minőségű textíliára van szüksége. Ez forintban kifejezve jelentős értéket képvisel (több millió forint), ami nem csak beszerzéskor merül fel, hanem a napi üzemelés során folyamatosan.

            A szálláshelyek egyénileg határozzák meg a készleteik nagyságát, nyilvánvalóan a sztenderdek és az anyagi lehetőségeik függvényében. Természetesen minél nagyobb készlettel rendelkezik egy szálláshely, annál biztonságosabban tud működni. A hazai és nemzetközi gyakorlat azt mutatja, hogy legalább négyszeres készletet kell biztosítani a folyamatos üzemelés fenntartásához. A négyszeres készlet azt jelenti, hogy a készletek négyszeri teljes felágyazást és fürdőszobai bekészítésre elegendők.

            A textíliák a fokozott igénybevétel miatt (mindennapos használat, gyakori mosás, vasalás), gyorsan elhasználódnak (lyuk, szakadás, foltosodás, színfakulás stb.), ezért ha ilyet észlelünk, gondoskodni kell azok pótlásáról. A szálláshely gazdálkodásában fontos tehát, munkatársaink milyen módon kezelik ezt a kérdést. A valamilyen károsodást szenvedett textíliát megpróbáljuk javítani, de ez csak a kisebb hibákra vonatkozik. A vendégszobába bekészített textíliákon nagyobb varrás, foltozás nem elfogadható még alacsonyabb kategóriájú szálláshelyeken sem.

Sajnos a mosodákból gyakran érkeznek vissza rozsdafoltosan, vagy szakadt állapotban a korábban akár új textíliák, de előfordul, hogy a vendégek nem használják rendeltetésszerűen azokat. Gyakori, hogy például rúzs, vagy cipőtörlésre utaló nyomokat találunk a fürdőszobai textíliákon. Nagyobb kapacitású szállodákban rendszerint alkalmaznak olyan munkatársakat, akik textíliajavítást végeznek, hiszen nem csupán szállodai, hanem éttermi textíliák (asztalterítők, ruhaszalvéták, hangedlik stb.) is nagy mennyiségben használatosak.

            Megjegyezzük, hogy számos szálláshelyen a textíliákat egyedileg is megjelölik, például hímzéssel, pecséttel, vagy más módon, ami a színvonalas megjelenés mellet a textíliák azonosításra is szolgál (nehogy összekeveredjen egyik szálláshely textíliája egy másikéval). Éppen ezért a beszerzési költségek az átlagosnál magasabbak. Egy emblémázott fürdőlepedő, vagy fürdőköntös ugyanakkor vonzó lehet a vendégek számára úgy is, hogy szeretnének „megtartani” egy – két darabot. Ennek elkerülésére az elegánsabb szállodákban az ajándékboltban megvásárolhatók. Ezt azért sem árt tudni, mert a vendégek gyakran a szobaasszonyoktól próbálnak „kölcsönkérni” egy két emblémázott darabot.

            A textíliák szakosított raktározásnál megtanultakat kiegészítve fontos, hogy lehetőség szerint minden fajtát külön tudjunk elhelyezni (szekrényben, polcon), ami egyrészt áttekinthetővé teszi a készletek nagyságát, másrészt megkönnyíti a darab szerinti nyilvántartást. A tárolás során ügyeljünk arra, hogy „forogjanak” a készletek, azaz a tiszta textíliák kerüljenek mindig hátra a polcokon és elölről vételezzük a napi munkához szükséges mennyiséget. Ezáltal elkerülhető, hogy bizonyos termékek hetekig, hónapokig „porosodjanak” a szekrényben, polcokon, esetleg bedohosodjanak, vagy elszíneződjenek. A textíliák nem csupán tiszta megjelenésükkel, de friss illatukkal is fokozzák a tisztaság érzetet. A gyakorlati életben állandó odafigyelést igényel a textíliakezelés, de ha kialakítunk egy rendszert, akkor elkerülhetők a fenti problémák és ennek következtében az anyagi veszteségek minimálisra csökkenthetők.

            Mint minden eszköz, berendezési tárgy és forgó- vagy fogyóeszköz, a textíliák kezelése is anyagi felelősséggel jár. Valamennyi terméket leltárba veszünk és azokat bizonyos időszakonként számba vesszük, összevetjük a készletnyilvántartással. A leltározáshoz kapcsolódó alapismeretek azért fontosak, mert a felelősség minden munkavállalóra kiterjed, aki egy adott munkaterületen dolgozik. Amikor valamilyen eszköz, áru egyéb dolog beszerzésre kerül, akkor azokat nyilvántartásba vesszük vagy papíron, vagy elektronikus formában.

            Ha bármilyen változás történik a készletben, azt azonnal dokumentáljuk (vagy csökkentjük, vagy növeljük a készletet). Lényeg, hogy a készletnyilvántartásban szereplő valamennyi tétel meglegyen.  Ellenőrzéskor tételesen megszámoljuk a ténylegesen meglévő termékeket és összehasonlítjuk a nyilvántartással. Ha a készlet egyezik a dokumentációban szereplő mennyiséggel, a leltár egyező, ha a valóságban több termék van, mint a nyilvántartásban, akkor leltár többletről van szó, ha kevesebb, leltár hiány van.

Leltárt évente legalább egyszer, a gazdasági év végén kötelező készíteni, de akkor is, amikor változás történik az anyagi felelősök körében (valaki elhagyja a munkahelyet, vagy új munkatárs érkezik), illetve ha rendkívüli esemény adódik, vagy vezető váltásnál átadás – átvételre kerül sor. A leltározást minden esetben legalább 2 fő végzi és a leltárfelvétel erre a célra rendszeresített bizonylaton/ elektronikus felületen kerül rögzítésre. Hiány esetén az anyagilag felelős munkatársak (közöttük a szálláshely takarító) viselik a költségeket. Éppen ezért nélkülözhetetlen a mindennapos ellenőrzés legyen az vendégszobák, vagy a mosodai átadás – átvétel kapcsán.